Dịch thuật công chứng là gì? Có tự dịch thuật công chứng được không?

Dịch thuật công chứng là gì? Tại sao phải dịch thuật công chứng? Tự dịch thuật công chứng được không? Dịch thuật công chứng ở đâu?…

Dịch thuật công chứng là gì?

Dịch thuật công chứng là quá trình dịch thuật (1) văn bản tù ngôn ngữ gốc (vd: Tiếng Anh) sang ngôn ngữ đích (vd: Tiếng Việt). Sau đó công chứng bản dịch (2) này chuẩn xác về nội dung so với bản gốc và đúng pháp luật Việt Nam.

Thực chất của quá trình dịch thuật công chứng là chứng thực chữ ký của người dịch (cộng tác viên dịch thuật) bởi công chứng viên của Văn phòng công chứng hoặc cán bộ tư pháp tại Phòng tư pháp cấp quận huyện.

Dựa theo đơn vị thực hiện chứng thực bản dịch có thể chia thành 2 loại là dịch thuật công chứng Tư pháp và Tư nhân.

– Chứng thực bản dịch tại Phòng tư pháp (các quận huyện) được gọi là dịch thuật công chứng tư pháp. Quá trình dịch thuật tại Phòng tư pháp sẽ thông qua các cộng tác viên đã được kiểm tra trình độ và ký hợp đồng cộng tác viên.

– Chứng thực bản dịch tại Văn phòng công chứng được gọi là dịch thuật công chứng tư nhân. Quá trình dịch thuật tại văn phòng công chứng tư nhân cũng thông qua các cộng tác viên đã được kiểm tra và ký hợp đồng cộng tác viên.

Có 3 hình thức chứng thực bản dịch:

• Chứng thực bản dịch của Công ty dịch thuật (có chức năng dịch thuật)
• Chứng thực bản dịch của Phòng Tư Pháp thuộc UBND cấp Quận, Huyện (công chứng nhà nước)
• Chứng thực bản dịch của công chứng viên – thuộc Văn phòng công chứng tư nhân.

Cả 3 hình thức này đều có giá trị pháp lý, đều được xác thực bởi một cơ quan có tư cách pháp nhân, xác nhận chữ ký của người dịch trong đó người dịch cam đoan dịch đúng nội dung từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.

Tùy vào mục đích sử dụng cũng như các cơ quan mà Quý khách dự định nộp hồ sơ vào, họ yêu cầu bản dịch phải được chứng thực bởi cơ quan nào để Quý khách chọn lựa hình thức cho phù hợp và tiết kiệm chi phí, thời gian.

Tại sao phải dịch thuật công chứng?

Một số giao dịch, hồ sơ bắt buộc phải dịch thuật công chứng. Dù không có quy định thì hồ sơ dịch thuật công chứng cũng có độ tin tưởng cao hơn. Bởi lẽ, được quy định và giám sát bởi nhà nước.

Muốn dịch thuật công chứng được, tài liệu phải có chữ ký và con dấu. Trường hợp tài liệu có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai. Với tài liệu của các quốc gia không sử dụng con dấu thì chỉ cần chữ ký.

Đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng tư pháp. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó.

Tự dịch thuật công chứng được không?

– Trường hợp có bằng đại học chuyên ngành ngoại ngữ: được dịch thuật công chứng hồ sơ với mục đích cá nhân. Khi công chứng mang theo tài liệu gốc, bản photo tài liệu gốc, bản dịch, giấy tờ tùy thân, văn bằng chứng chỉ liên quan.

– Tất cả trường hợp khác: chỉ được dịch thuật công chứng khi trở thành công tác viên dịch thuật của phòng tư pháp. Để trở thành cộng tác viên dịch thuật tại phòng tư pháp, ứng viên phải tham gia đăng ký khi phòng tư pháp có nhu cầu tuyển cộng tác viên. Sau khi đăng ký, trải qua kỳ thi sát hạch về trình độ ngoại ngữ, nếu trúng tuyển, ứng viên sẽ được ký hợp đồng cộng tác viên.

Dịch thuật công chứng ở đâu?

Dịch thuật công chứng tư pháp

– Trực tiếp ở UBND Quận, Huyện: chú ý là phí dịch thuật cao, thời gian dịch thuật lâu. Thông thường dịch tiếng anh là 100 ngàn một trang, thời gian xử lý hồ sơ tối thiểu 3 ngày.

– Các công ty, dịch vụ dịch thuật: thời gian giải quyết nhanh và chi phí tiết kiệm hơn. Điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng lại rất thực tế. Có thể hiểu đơn giản, UBND quận, huyện chỉ là đơn vị quản lý. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, người dịch (cộng tác viên) lên nhận hồ sơ, mang về dịch thuật. Dịch thuật xong, người dịch mang hồ sơ lên UBND công chứng. Phí dịch thuật là do nhà nước quy định bao gồm cả chi phí quản lý cộng tác viên. Quy trình giao nhận phức tạp nên thời gian lâu. Công ty, dịch vụ dịch thuật là nơi người dịch (cộng tác viên) làm việc, trực tiếp nhận hồ sơ và dịch thuật. Người dịch mang hồ sơ lên UBND công chứng. Vì vậy, tiết kiệm được thời gian giao nhận hồ sơ. Phí dịch thuật công chứng, phương thức giao nhận, dịch vụ khách hàng dựa theo nguyên tắc thị trường nên cũng hợp lý hơn.

Công chứng bản dịch:

Công chứng bản dịch được thực hiện tại văn phòng công chứng. Ưu điểm của hình thức này là thời gian xử lý nhanh. Nhược điểm là chi phí cao hơn dịch thuật công chứng tư pháp.

Tự Dịch Thuật Công Chứng được không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 61 Luật công chứng 2014, người dịch (biên dịch viên) thực hiện dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng.

Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

Như vậy bản dịch do cá nhân tự dịch thường chỉ để phục vụ nhu cầu cá nhân và sẽ gặp khó khăn về pháp lý khi cần công chứng bản dịch. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí dịch thuật công chứng thì có thể tự dịch sau đó làm hiệu đính bản dịch tại các công ty dịch thuật.

Làm dịch thuật công chứng ở đâu?

Cho dù bạn ở bất kỳ tỉnh thành nào trên toàn quốc thì có thể làm dịch thuật công chứng tại 3 đơn vị là Công ty dịch thuật, Văn phòng công chứng và Phòng công chứng (thuộc sở tư pháp các quận huyện).

Dưới đây chúng ta cùng phân tích ưu nhược điểm của các đơn vị này nhé.

Công ty dịch thuật

Công ty dịch thuật ra đời để đáp ứng mọi yêu cầu dịch thuật chuyển đổi ngôn ngữ. Với đội ngũ biên dịch viên full time giàu kinh nghiệm, kỹ năng cao thì các công ty dịch thuật được đánh giá cao nhất về năng lực dịch thuật; kể cả các tài liệu dài, khó, nhiều trang thì cũng có thể hoàn thành trong thời gian rất nhanh.

Công ty dịch thuật cũng đăng ký các biên dịch viên của mình với các văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng để thực hiện chức năng công chứng. Chính vì vậy công ty dịch thuật có thể nhận làm cả dịch thuật công chứng tư nhân và tư pháp.

Ngoài ra các công ty dịch thuật thường có quy trình dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng nên hạn chế tối đa thời gian chờ đợi. Nếu bạn đang cần dịch thuật công chứng lấy ngay hoặc xử lý các tài liệu dài, khó, nhiều trang thì nên liên hệ các công ty dịch thuật.

Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng tư nhân có nhận làm dịch thuật công chứng tư nhân trọn gói. Quá trình dịch thuật của Văn phòng công chứng sẽ thông qua các cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký với họ.

So với các công ty dịch thuật thì năng lực dịch thuật của Văn phòng công chứng không bằng (sự chính xác và tốc độ dịch). Tuy nhiên với các tài liệu đơn giản, ngắn trang thì bạn có thể làm công chứng dịch thuật tại Văn phòng công chứng nhé.

Phòng công chứng sở tư pháp

Phòng tư pháp thuộc sở tư pháp các quận huyện là đơn vị chuyên làm dịch thuật công chứng tư pháp. Quá trình dịch thuật của phòng công chứng cũng thông qua các cộng tác viên đăng ký với họ.

Là một cơ quan nhà nước nên so với Công ty dịch thuật hay Văn phòng công chứng thì phòng công chứng có phong cách làm việc không nhanh nhẹn, chuyên nghiệp bằng. Năng lực dịch thuật thì cũng phụ thuộc vào các cộng tác viên dịch nên cũng không được đánh giá cao bằng công ty dịch thuật.

Sự thật là hầu hết các đơn vị tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu dịch thuật công chứng tư nhân. Tuy nhiên nếu nơi tiếp nhận hồ sơ của bạn yêu cầu phải làm công chứng tư pháp thì có thể làm tại phòng công chứng.

Dịch thuật công chứng mất bao lâu?

Dịch thuật công chứng bao gồm 2 giai đoạn là Dịch Thuật (1) và Công chứng (2). Chính vì vậy hời gian thực hiện dịch thuật công chứng sẽ bằng Thời gian dịch thuật + Thời gian công chứng. Dưới đây

Thời gian dịch thuật

Thời gian làm dịch thuật sẽ phụ thuộc vào độ dài của tài liệu, năng lực và quy trình của đơn vị làm dịch thuật. Trong các đơn vị làm dịch thuật công chứng thì công ty dịch thuật là có năng lực dịch thuật tốt nhất, nhanh nhất.

Với các công ty dịch thuật chuyên nghiệp thì thời gian dịch tài liệu ngắn, ít trang chỉ mất một vài giờ. Với các tài liệu dài nhiều trang thì tùy thuộc vào độ khó, độ dài của tài liệu mà thời gian dịch có thể mất một vài ngày.

Thời gian công chứng

Thời gian công chứng sẽ phụ thuộc vào loại hình công chứng Tư nhân hay Tư pháp. Thời gian hoàn thành công chứng tư nhân bản dịch thường rất nhanh, có thể lấy ngay trong ngày. Ví dụ:

– Nếu nộp tài liệu vào buổi sáng và hoàn thành quá trình dịch trước 10h sáng thì có thể nhận bản dịch công chứng trong khoảng 14-15h chiều).

– Nếu nộp tài liệu vào buổi chiều và hoàn thành quá trình dịch trước 17h chiều thì có thể nhận bản dịch công chứng trong khoảng 10-11h sáng hôm sau).

Tuy nhiên nếu bản dịch cần được công chứng tư pháp thì thời gian chờ đợi thường sẽ lâu hơn. Quá trình dịch thuật công chứng tư pháp có thể mất từ 4-7 ngày mới hoàn thành được.

Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?

Một bộ hồ sơ dịch thuật công chứng sẽ bao gồm bản gốc, bản dịch và tờ lời chứng của người dịch. Theo luật công chứng của nhà nước thì khi công chứng bản dịch bắt buộc phải có cả bản gốc chứ không thể thiếu được.

Tuy nhiên trong một số trường hợp như:

• Bản gốc bị thất lạc, bị mất, bị hư hỏng đang trong quá trình xin cấp lại.
• Bản gốc đang trên đường đi (gửi theo đường bưu điện).
• Chưa có bản gốc, sẽ có trong tương lai gần.

Thì bạn vẫn có thể làm dịch vụ dịch thuật công chứng không cần bản gốc được. Tuy nhiên điều này hoàn toàn không đúng với quy định của luật pháp chính vì vậy không thể công chứng tư pháp tại các đơn vị nhà nước được.