Chữ ký trong các văn bản của doanh nghiệp

Trong các văn bản của doanh nghiệp, có 2 loại chữ ký là ký nháy và ký chính thức. Vậy ký nháy là gì? Ký chính thức là gì? Và ký như thế nào là hợp lệ.

Ký nháy là gì?

Chữ ký nháy chốt văn bản; chữ ký nháy kiểm tra, kiểm soát; chữ ký nháy văn bản nhiều trang; chữ ký chính thức

Ký nháy là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản.

Những loại ký nháy

• Ký lề dưới từng trang văn bản: Xác nhận tính liền mạch của văn bản, tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Tránh việc đánh tráo nội dung các trang văn bản.
• Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
• Ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền: đây là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Ví dụ ký nháy ở đâu và như thế nào

• Hợp đồng có nhiều trang giữa doanh nghiệp và cá nhân. Về phía công ty, người ký ở cuối hợp đồng là người đại diện doanh nghiệp ký hợp đồng. Công ty sẽ đóng dấu trên chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và đóng dấu giáp lai toàn bộ hợp đồng. Cá nhân ký nháy vào từng trang hợp đồng và ký vào phần đại diện ở cuối hợp đồng.
• Một quyết định về mặt hành chính của doanh nghiệp. Nhân viên hành chính soạn thảo văn bản ký ở dòng nội dung cuối cùng. Trưởng phòng hành chính kiểm tra lại văn bản và ký nháy ở phần chức danh của người ký chính thức. Người có thẩm quyền ký chính thức vào văn bản. Văn thư lấy số văn bản, đóng dấu lên chữ ký chính thức, đóng dấu giáp lai nếu văn bản có nhiều trang và ban hành văn bản. Như vậy khi nhìn vào văn bản sẽ biết được ai soạn thảo, ai kiểm tra và ai ký cuối cùng. Các chữ ký thể hiện trách nhiệm của toàn bộ những người liên quan khi ban hành văn bản.

Ký chính thức là gì?

Ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản. Ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản.

Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có). Văn thư sẽ lấy số, đóng dấu pháp nhân doanh nghiệp và ban hành văn bản.