Hợp pháp hoá lãnh sự là gì và thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự thế nào?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài.

Để hiểu rõ hơn về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và những lưu ý khi thực hiện, mời bạn đọc tham khảo nội dung hữu ích dưới đây!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng khi làm hồ sơ, thủ tục liên quan đến quốc gia thứ hai ngoài Việt Nam. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng thủ tục này chính là khi giấy tờ, văn bản từ nước ngoài được cơ quan chức năng có thẩm quyền đóng mộc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên văn kiện đó là chính xác.

Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, những giấy tờ, tài liệu này sẽ được công nhận sử dụng ở Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự để làm gì?

Những giấy tờ của người nước ngoài để được công nhận hợp pháp và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì cần phải được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận, thông qua con dấu, chữ ký và chức danh ghi trên giấy tờ, tài liệu đó.

Vì sao cần hợp pháp hóa lãnh sự

Như đã nói ở phần trên, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam.

Một số nhà đầu tư nước ngoài khi chưa chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao cần để hợp pháp hóa lãnh sự, thường gặp nhiều khó khăn khi hợp tác với các công ty trong nước.

Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Từ đó họ sẽ có trách nhiệm hơn khi làm việc, học tập và sinh sống tại nước ta.

Làm hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Ở nước ngoài, nếu muốn hợp pháp hóa lãnh sự văn bản, giấy tờ sử dụng tại Việt Nam, thì bạn có thể đến các các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Tại Việt Nam, địa điểm cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự là Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ở Hà Nội. Bạn có thể đến trực tiếp địa điểm này để gửi hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Bên cạnh đó, nhằm hỗ trợ cho người nước ngoài đang sinh sống và làm việc ở các tỉnh thành khác ngoài TPHCM, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm nhiều bước phức tạp. Nếu như không am hiểu pháp lý bạn sẽ gặp khó khăn khi làm. Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn ở đâu. Sau đó là công đoạn chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Thành phần hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị gồm có:

+ Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK (Truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự, điền đầy đủ thông tin, tải về máy và in ra, đính kèm cùng các loại giấy tờ khác)

+ Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

+ Các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

Khi đã chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, bạn đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự gửi hồ sơ. Tương tự như các quy trình công chứng khác theo quy định của Nhà nước Việt Nam, bạn cần xuất trình giấy tờ tùy thân và gửi hồ sơ cho chuyên viên.

Họ sẽ tiếp nhận hồ sơ từ bạn và kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ bên trong. Nếu đầy đủ và hợp lệ, chuyên viên sẽ đưa bạn phiếu hẹn ngày nhận kết quả. Ngược lại, nếu giấy tờ thiếu hoặc trục trặc liên quan đến nội dung, họ sẽ trả lại để bạn hoàn thiện lại.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan lãnh sự

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy, đủ hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí.

Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

+ Cục lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

+ Sở ngoại vụ: 184 Bis Pasteur, Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.

+ Cơ quan Ngoại vụ tỉnh/ thành phố.

Bước 3: Cơ quan Ngoại giao sẽ xem xét và giải quyết hồ sơ.

Bước 4: Đương đơn nhận kết quả tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận.

Thời gian giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự?

Tùy theo quy định của từng cơ quan lãnh sự và số lượng giấy tờ, tài liệu mà thời gian giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự sẽ khác nhau, thông thường từ 1 đến 14 ngày.

Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, có 5 loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy tờ, tài liệu đã bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy tờ, tài liệu giả mạo, được cấp hoặc chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

+ Giấy tờ, tài liệu có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

+ Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự uy tín và chuyên nghiệp

Hợp pháp hóa lãnh sự tuy không đòi hỏi nhiều loại giấy tờ phức tạp nhưng cần có thời gian đi lại thực hiện và am hiểu thủ tục hành chính.

Chưa kể, nếu quý khách cần gấp các loại giấy tờ thì việc tự túc làm hồ sơ hợp pháp hóa sẽ tốn nhiều thời gian và công sức đi lại. Do đó, sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự là phương án tiết kiệm và thuận tiện nhất.

Với kinh nghiệm lâu năm ở lĩnh vực này, các thủ tục rắc rối đều được chúng tôi xử lý chuyên nghiệp và nhanh gọn. Chúng tôi am hiểu mọi đường đi nước bước trong khâu thủ tục hành chính quan trọng này. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng.

Liên hệ ngay cho HOCHIEUVIET.VN qua tổng đài 0911 984 983 để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp tận tình!

Tham khảo bài viết:

1. Consular Authentication
2. Consular Authentication Frequently Asked Questions

Lê Đặng Nguyên