Con dấu là gì? Cách đóng dấu trong doanh nghiệp

Khái niệm Con Dấu là gì? Hệ thống con dấu ở Việt Nam có bao nhiêu loại? Cách Đóng Dấu cho Doanh Nghiệp như thế nào? Cùng xem và tìm hiểu ở bài viết này nhé!

Con dấu là gì?

Hiện nay, khái niệm con dấu đã được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ.

Theo đó, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Hệ thống con dấu ở Việt Nam

Theo Nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/07/2016, con dấu bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

• Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
• Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng.
• Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
• Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
• Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
• Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.

Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác).

Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Con dấu sử dụng trong các trường hợp đặc biệt

Con dấu các độ mật

Con dấu “Mật”

Hình chữ nhật, kích thước 20mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

Con dấu “Tối mật”

Hình chữ nhật, kích thước 30mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

Con dấu “Tuyệt mật”

Hình chữ nhật, kích thước 40mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

Con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước

Hình chữ nhật, kích thước 80mm × 15mm, có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm.

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tào liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

Hình chữ nhật, kích thước 100mm × 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

Con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

Con dấu các độ khẩn

• 30mm × 8mm “KHẨN”
• 40mm × 8mm “THƯỢNG KHẨN”
• 20mm × 8mm “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”

Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, in đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đứng.

Dấu đóng vào ô số 10b. Mực đóng màu đỏ tươi.

Nguyên tắc đóng dấu

• Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền (không đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung).
• Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ kí về phía bên trái. Đóng dấu ngược, mờ phải hủy văn bản và làm lại văn bản khác.
• Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản (thường chỉ cán bộ biên chế chính thức mới được phép giữ và sử dụng con dấu).
• Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
• Đối với cơ quan Nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ tướng cơ quan cho phép.

Con dấu pháp lý

Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.

• Con dấu của cơ quan nhà nước
• Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp

Con dấu không mang tính pháp lý

Là các con dấu phát sinh thuận tiện trong công việc, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…

• Dấu chức danh, dấu tên
• Dấu correct
• Dấu phòng, ban
• Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
• Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng…

Con dấu doanh nghiệp là gì?

– Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

– Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,…

– Con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý.

– Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

+ Số lượng con dấu.

+ Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.

+ Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

– Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

+ Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

+ Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

+ Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Cách đóng dấu trong doanh nghiệp

Có 3 cách đóng dấu pháp nhân doanh nghiệp: dấu đóng trên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai.

Dấu chữ ký

Dấu chữ ký là gì? Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.

Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…

Cách đóng dấu chữ ký

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
• Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.

Dấu giáp lai

Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai

• Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
• Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
• Con dấu không đè lên nội dung văn bản.

Dấu treo

Dấu treo là gì? Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

Quản lý và sử dụng con dấu

Hiện nay, thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây thì doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;

– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;

– Hủy mẫu con dấu.

Riêng đối với Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015:

Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cơ quan công an cấp con dấu thì được tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

– Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới như trên.

– Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu như hiện nay; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Các trường hợp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp

– Thay đổi tên công ty

– Thay đổi dấu mòn méo, do hỏng, không còn giá trị sử dụng

– Thay đổi hình thức con dấu

– Công ty thành lập trước ngày 01 tháng 06 năm 2010, nếu mã số doanh nghiệp và mã số thuế chưa hợp nhất, nay muốn hợp nhất lại làm một, công ty phải thay đổi lại con dấu doanh nghiệp cho phù hợp.