Tin tức
Apostille là gì? Apostille và Legalization có gì khác nhau?
Th10
Apostille là gì, và phân biệt cho bạn sự giống và khác nhau giữa Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự, từ đó để bạn biết Việt Nam có cung cấp Apostille hay không, và giấy tờ nước ngoài đã được Apostille có được sử dụng tại Việt Nam không?
Nội dung chính
Apostille là gì?
“Apostille” là một thuật ngữ có nguồn gốc tiếng Pháp có nghĩa là chứng nhận (certification). Nếu một giấy tờ được dán tem chứng nhận Apostille, thì chứng tỏ giấy tờ đó là giấy tờ thật, không phải là giấy tờ giả mạo.
Chứng nhận Apostile xác nhận chữ ký và con dấu đóng trên giấy tờ công để giấy tờ đó có thể được sử dụng tại một trong các quốc gia ký Công ước LaHay (công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài). Cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille thường là Bộ Ngoại giao của của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần sử dụng.
Với mong muốn xoá bỏ yêu cầu hợp pháp hoá ngoại giao hoặc lãnh sự đối với các giấy tờ công của nước ngoài. Đã quyết định ký Công ước này.
Các giấy tờ công (cơ quan có thẩm quyền của nhà nước lập giấy tờ cấp) được lập trên lãnh thổ của Nước ký kết Hiệp ước và phải trình trên lãnh thổ của Nước cùng ký kết khác.
Các giấy tờ công được hiểu như sau:
a) Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với toà án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được lập bởi công tố viên, thư ký toà án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”)
b) Giấy tờ hành chính
c) Văn bản công chứng
d) Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.
Tuy nhiên, Công ước không áp dụng đối với:
a) Giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự
b) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại or hải quan.
Giấy tờ, tài liệu được chứng nhận Apostille
Không phải tất cả các loại giấy tờ của các quốc gia thành viên ký kết Công ước La Hay đều có thể được chứng nhận Apostile.
Về cơ bản, các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille được chia thành 02 loại như sau:
Giấy tờ công có chữ ký của một cán bộ công chức nhà nước, ví dụ:
- Giấy đăng ký kết hôn,
- Giấy khai sinh,
- Giấy chứng tử,
- Giấy đăng ký kinh doanh,
- Án lệnh,
- Giấy tờ đã được công chứng viên hoặc Ủy viên tuyên thệ ký tên.
Tuy nhiên, các giấy tờ sau không được chứng nhận apostille:
- Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao
- Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quản hoặc thương mại.
Lợi ích của chứng nhận Apostille
Rõ ràng, với việc không cần phải thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đủ điều kiện được chứng nhận Apostille khi sử dụng các giấy tờ này tại các quốc gia ký kết công ước La Hay, người sở hữu giấy tờ đã có thể rút ngắn được nửa quy trình cần thực hiện khi sử dụng giấy tờ tại nước ngoài. Nhờ đó mà tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như công sức tìm hiểu và thực hiện thủ tục.
Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ tài liệu chứng thực con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài cần sử dụng tại quốc gia đó.
Bước này được thực hiện sau khi giấy tờ, tài liệu đó đã được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự (hoặc Apostille nếu đó là giấy tờ đủ điều kiện được chứng nhận Apostille).
Đối với các quốc gia chưa ký công ước La Hay như Việt Nam, thì đây là bước bắt buộc cần thực hiện, trừ khi giấy tờ, tài liệu đó thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sư theo quy định.
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự có thể là:
- Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước sử dụng giấy tờ, tài liệu; HOẶC
- Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, tài liệu đặt tại nước cấp giấy tờ, tài liệu đó.
Ví dụ, giấy tờ của Peru cần được sử dụng tại Đài Loan thì sau khi được chứng nhận Apostille bởi Peru, giấy tờ/tài liệu này vẫn phải được được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Phòng kinh tế văn hóa Đài Bắc ở Peru. Và tem mà Đại sứ quán phát hành chúng thường gọi là Chứng nhận lãnh sự.
Apostille và legalization khác nhau như thế nào?
Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách phân biệt Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự.
Như đã nói ở trên, có 02 quy trình cần thực hiện để có thể sử dụng giấy tờ, tài liệu tại một nước không phải nước cấp, đó là Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự. Việc bạn cần thực hiện quy trình nào sẽ phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp, và quốc gia sử dụng;
Apostille:
Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia thành viên của công ước La Hay, bạn chỉ cần xin tem chứng nhận Apostille.
Ví dụ, nếu bạn có giấy khai sinh cấp tại Anh và đang muốn sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc, thì bạn chỉ cần xin chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung là có thể sử dụng giấy tờ đó tại Hàn Quốc.
Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille, nhưng nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia không phải là thành viên của công ước La Hay, thì bạn cần xin tem chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp.
Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng giấy khai sinh của Anh tại Việt Nam, bạn sẽ cần chứng nhận Apostille tại Bộ ngoại giao về các vấn đề Đối ngoại và Thịnh vượng chung, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của Việt Nam tại Anh.
Đối với các giấy tờ không đủ điều kiện được chứng nhận Apostille, hoặc nước cấp không thuộc khối công ước La Hay, thì bạn sẽ cần xin tem chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp, sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp.
Ví dụ, các giấy tờ của Thái Lan muốn sử dụng tại Việt Nam sẽ cần chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Thái Lan trước, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Thái Lan.
Như vậy, sau bài viết này, hi vọng bạn đã hiểu cơ bản về Apostille và không còn nhầm lẫn giữa giữa hai khái niệm Apostille và Legalization.
Do Việt Nam không phải là thành viên của công ước LaHay, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc khi muốn sử dụng tài liệu Việt Nam ở nước ngoài hoặc sử dụng tài liệu nước ngoài tại Việt Nam.
Đây thủ tục phức tạp do liên quan đến pháp luật của cả hai nước. Không chỉ mất thời gian, công sức,và thậm chí là tiền bạc để hoàn tất thủ tục này, bạn có thể đối mặt với rủi ro là hồ sơ có thể không hợp lệ hoặc thất lạc giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Việt Nam có phải là thành viên Apostille không?
Hiện Việt Nam không phải thành viên của Công ước LaHay (Hague), hay còn gọi là công ước Apostille, ký vào ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công. Do đó các quy định của Công ước này chưa có hiệu lực đối với Việt Nam. Lãnh sự không làm trung gian trong việc có được Apostille.
Công ước Apostille có hiệu lực ở đâu?
Theo Sổ tay Apostille, Công ước Apostille chỉ có hiệu lực nếu cả Quốc gia nơi giấy tờ công được cấp phát (“Quốc gia xuất xứ”) và Quốc gia nơi giấy tờ công được xuất trình (“Quốc gia tiếp nhận”) đều là các Quốc gia Thành viên (tức là các Quốc gia Ký kết nơi Công ước thực tế có hiệu lực)
Bài viết tham khảo:
