Sao y bản chính là gì?

Khái niệm Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính? Tính pháp lý của bản sao y công chứng? Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản…

Sao y bản chính là gì?

Chứng thực theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao y (hay tên gọi đầy đủ là bản sao y công chứng) là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Bản sao y này theo quy định của pháp luật phải được sao y từ bản chính/ bản gốc.

Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định. “Bản sao y bản chính” phải được thực hiện từ “bản chính”.

Sao y gồm 2 loại: sao y tiếng Việtsao y tiếng nước ngoài. Việc sao y tiếng Việt được thực hiện ở Phường, sao y tiếng nước ngoài thực hiện ở Quận.

Thẩm quyền thực hiện sao y bản chính

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính bao gồm:

Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

* Lưu ý: Ngoài những cơ quan, cá nhân được cấp phép hoạt động sao y công chứng như trên, cá nhân, doanh nghiệp thông thường không có thẩm quyền sao y bản chính.

Trường hợp cá nhân, công ty tự ý dùng con dấu để đóng lên bản sao giấy tờ thì mặc nhiên không có giá trị pháp lý để sử dụng như bản gốc theo quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ theo Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 08 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu như sau:

a) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, hoặc các giấy tờ văn bản được cấp bằng tiếng Việt nhưng có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Quyết định công nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên quyết định, họ tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.

b) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.

c) Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ hoặc bằng tốt nghiệp của các trường đại học tại Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài… trong đó mọi nội dung được ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Tính pháp lý của bản sao y công chứng

Mặc dù một số tổ chức, cơ quan có thể chấp nhận các bản sao giấy tờ chưa qua công chứng. Nhưng thông thường, để xác minh bản sao đó là xác thực, đúng nội dung với bản gốc và được luật pháp bảo vệ khi có tranh chấp hoặc lừa đảo liên quan đến giấy tờ này thì phải được Công chứng viên được cấp phép hành nghề chứng nhận.

Khi thực hiện sao y bản chính giấy tờ, Công chứng viên chỉ yêu cầu xuất trình tài liệu gốc và có thể chứng thực cho bạn mà không cần có mặt chủ sở hữu/ người ký.

Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu chứng thực hồ sơ gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, việc công chứng giấy tờ không thể được gửi qua email. Lý do là vì email quá dễ bị ‘giả mạo’, do đó phải được xác minh bằng một số phương tiện bên ngoài như đã nói ở trên.

Tính pháp lý của bản sao y công chứng được quy định rất rõ tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, khi phát sinh các giao dịch trên thực tế khi cần phải sử dụng giấy tờ bạn hoàn toàn có thể nộp bản sao y công chứng thay cho bản gốc. Và giá trị pháp lý của những bản sao y này là ngang bằng với bản gốc.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản

Quy trình thực hiện việc sao y bản chính không quá phức tạp, nếu chưa có kinh nghiệm bạn có thể theo sự hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Người yêu cầu sao y xuất trình toàn bộ hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc tại Bộ phận tiếp nhận của các Văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết, từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính (hay còn gọi là bản gốc) giấy tờ, văn bản làm cơ sở để các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền có thể chứng thực bản sao.

Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ theo thể thức yêu cầu thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp.

* Trường hợp nộp tại UBND quận/huyện, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ và không thể trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ viết phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ và không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

  • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực
  • Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

Trong cùng một thời điểm, có thể chứng thực 01 (một) hoặc nhiều bản sao từ một bản chính giấy tờ, văn bản.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ và đóng lệ phí theo yêu cầu (nếu có).

Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc

Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.

Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.

Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

Sổ gốc phải là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ cũng như với các đối tác (nếu đối tác chấp nhận).

Tuy nhiên, giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.

Thời hạn của bản sao y bản chính

Căn cứ vào nội dung đã được quy định tại khoản 1, 2 điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì không có quy định về thời hạn của bản sao y công chứng.

Vì vậy, dựa vào quy định của pháp luật, thời hạn của bản sao y công chứng là vô thời hạn (không có thời hạn).

Nhưng đối với các loại giấy hay có sự thay đổi về nội dung hoặc có thời hạn sử dụng như: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân giấy phép kinh doanh,…thì các cơ quan nhà nước hay áp dụng thời hạn sao y, bản chính là 03 tháng.

Hoặc có bản chính để đối chiếu. Việc làm này để tránh tình trạng việc bản chính có sự thay đổi, sẽ làm sai lệch thông tin khi sử dụng thông tin bản sao y công chứng..

Hiệu lực của bản sao y bản chính

Theo quy định tại Luật công chứng hiện hành:

– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Các loại giấy tờ có thể sao y công chứng

Những loại giấy tờ sao y chứng thực thường gặp, đó là:

  • Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu
  • Giấy phép kinh doanh
  • Giấy tờ nhà đất, giấy tờ xe,…
  • Giấy kết hôn, giấy khai sinh,…

Tóm lại, các loại do các cơ quan nhà nước cấp cho bạn, bạn có thể sao y công chứng tại các cơ quan, tổ chức như đã liệt kê bên trên.

Công chứng và chứng thực có giống nhau không?

Có rất nhiều người nhầm tưởng hai khái niệm này là một. Chúng ta thường hay nói hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính là công chứng.

Nhưng trên thực tế, công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện để xác minh tính chính xác, hợp pháp của hợp đồng,giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy có thể thấy rằng hoạt động công chứng phải do công chứng viên thực hiện, đối tượng của hoạt động công chứng là hợp đồng, văn bản giao dịch dân sự khác, bản dịch mà pháp luật bắt buộc yêu cầu phải công chứng hoặc theo yêu cầu của người dân.

Còn chứng thực thì căn cứ theo nhu cầu của người dân, các loại giấy tờ có thể yêu cầu chứng thực cũng rộng hơn so với đối tượng của hoạt động công chứng.

Người có yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Ngược lại, văn bản được công chứng bởi công chứng viên thì công chứng viên ký chứng thực vào văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình.

Phân biệt sao y, sao lục và trích sao theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

  Sao lục Trích   sao  
Sao y  
Khái   niệm Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày   theo thể thức và kỹ thuật quy định. Bản sao lục   là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Bản trích sao là bản   sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Hình thức, bao gồm: – Sao y từ văn bản   giấy sang văn bản giấy. – Sao lục từ văn   bản giấy sang văn bản giấy. – Trích sao từ văn   bản giấy sang văn bản giấy.
– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. – Sao lục từ văn   bản giấy sang văn bản điện tử. – Trích sao từ   văn bản giấy sang văn bản điện tử.
– Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. – Sao lục từ văn   bản điện tử sang văn bản giấy. – Trích sao từ   văn bản điện tử sang văn bản điện tử.
– Trích sao từ   văn bản điện tử sang văn bản giấy.
Cách thực hiện – Sao y từ văn bản   giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản   chính văn bản giấy sang giấy. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ   thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng   việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
– Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng   việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Căn cứ   pháp lý Khoản 10 Điều 3;   khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Khoản 11 Điều 3   Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Khoản 12 Điều 3;   khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính là gì ?

Cấp bản sao từ sổ gốc hay chứng thực bản sao từ bản chính, nếu nói bản chất thì hoạt động này cũng không khác gì với “sao y từ bản gốc hay sao y từ bản chính cả”.

Tuy nhiên, do các lĩnh vực khác nhau nên các thuật ngữ cũng được sử dụng khác nhau. Sao y thường dùng trong công tác văn thư. Còn cấp bản sao hoặc chứng thực bản sao là các hoạt động được thực hiện dựa trên thủ tục hành chính liên quan tới công tác hộ tịch, liên quan đến hộ tịch, hoặc các lĩnh vực công chứng, chứng thực,…

Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính được hướng dẫn bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CPThông tư 01/2020/TT-BTP. Theo đó, hai hoạt động này được hiểu như sau:

– Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc;

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Bản phô tô thực chất là một loại bản sao, được chụp bằng việc sử dụng các công nghệ hiện đại trong lĩnh vực in ấn. Để bản photo có giá trị pháp lý như bản chính cần thực hiện chứng thực bản photo đó.

Còn trích lục là gì ? Trích lục là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính như trích lục hộ tịch, trích lục bản án, trích lục hồ sơ.

Trích lục hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền cấp các văn bản nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch (trong đó có trích lục khai sinh). Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.

Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Bản phô tô chứng thực từ bản chính không được gọi là bản sao y. Bản trích lục hộ tịch cũng không phải là bản sao lục hoặc bản trích sao. Bởi các lĩnh vực hoạt động khác nhau nên tên gọi và bản chất của các hoạt động này cũng không giống nhau.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?

– Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CPThông tư 01/2020/TT-BTP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản và không thuộc các trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau đó thực hiện việc chứng thực theo quy định sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Sau đó ghi số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

– Chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc: cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

– Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

+ Chủ thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là không phải là người, tổ chức được cấp bản chính thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

+ Chủ thể có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Nếu không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung được yêu cầu cấp bản sao thì phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân thân và chứng minh quan hệ kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

– Thời hạn thực hiện yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp nhận hồ sơ qua đường bưu điện, thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Phải làm gì khi mất giấy khai sinh ?

Trước Luật Hộ tịch 2014, trường hợp mất giấy khai sinh, công dân có thể thực hiện việc xin cấp lại bản chính Giấy khai sinh đó. Tuy nhiên, kể từ thời điểm 01/01/2016 khi Luật Hộ tịch 2014 có hiệu lực thì không còn quy định về việc cấp lại bản chính giấy khai sinh khi bị mất nữa.

Nếu không may làm mất Giấy khai sinh thì công dân có thể thực hiện một trong các thủ tục sau: Thứ nhất là thủ tục chứng thực bản sao trích lục từ bản chính trích lục khai sinh; Thứ hai, nếu không còn bản chính trích lục thì xin cấp bản sao trích lục khai sinh hoặc Thứ ba là thủ tục đăng ký khai sinh lại.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không khó khăn nếu công dân còn lưu giữ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính bạn có thể tham khảo ở mục số 3 nêu trên.

Việc xin cấp bản sao trích lục khai sinh về cũng không có vấn đề gì nếu thông tin về việc khai sinh của công dân còn lưu trong hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Thủ tục xin cấp bản sao trích mục khai sinh cũng không phức tạp. Bạn mang theo giấy tờ tuy thân tới Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện đăng ký khai sinh trước đây, xin mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh, điền thông tin.

Sau đó nộp trực tiếp hồ sơ tại bộ phận một cửa hoặc uỷ quyền cho người khác nộp thay. Công chức hộ tịch sẽ kiểm tra xác minh và thực hiện cấp bản sao trích lục khai sinh trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và phù hợp.

Đối với trường hợp đăng ký lại việc khai sinh. Bạn sẽ được đăng ký lại khai sinh nếu việc khai sinh trước đây của bạn được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm có:

– Tờ khai theo mẫu quy định;

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

– Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.

– Thời hạn thực hiện: Thông thường là 5 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh hoặc đăng ký lại việc khai sinh tại nơi không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì thời hạn thực hiện có thể kéo dài 08 ngày làm việc.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

(Hộ chiếu) 093.903.4333

(Visa) 093 903 4333